Condiciones del servicio

Quiénes somos y qué es DENTRIX

DENTRIX es un programa de historia clínica odontológica con asistencia de inteligencia artificial, desarrollado y operado por DIRECTRIX SAS, NIT 900978656-3, con domicilio en Carrera 98 # 53-181, Cali, Colombia.

El servicio se presta como software en la nube, accesible desde navegador web y desde aplicación móvil. No se entrega copia del programa ni se instala en servidores del cliente.

DENTRIX es una herramienta de registro, no un dispositivo médico ni un sistema de apoyo al diagnóstico. No emite diagnósticos, no prescribe y no sustituye el criterio del profesional.

A quién va dirigido

DENTRIX está dirigido a odontólogos y clínicas odontológicas legalmente habilitados para prestar servicios de salud. No es un servicio para pacientes: el paciente recibe sus documentos de la clínica, no de nosotros.

Quien contrata declara que cuenta con la habilitación, los registros profesionales y los permisos que exija la normativa aplicable a su actividad. Verificarlo no nos corresponde.

Cuentas, acceso y roles

• El acceso es por invitación. No existe registro público. El administrador de la clínica invita a cada usuario y le asigna un rol.
• Los roles determinan los permisos: administrador, odontólogo, auxiliar, recepción y facturación. Es responsabilidad de la clínica asignar a cada persona el rol que le corresponde y retirarle el acceso cuando deje de trabajar allí.
• Las credenciales son personales e intransferibles. Compartir una cuenta entre varias personas rompe la trazabilidad de la historia clínica, que es justamente lo que le da valor probatorio. Cada usuario responde por la actividad realizada con su cuenta.
• Si se sospecha de un acceso no autorizado, hay que avisarnos de inmediato.

De quién son los datos

La historia clínica es de la clínica y de sus pacientes. No es nuestra. Nosotros actuamos como Encargados del tratamiento: custodiamos y procesamos esos datos siguiendo las instrucciones de la clínica, sin usarlos para fines propios y sin emplearlos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

• La clínica es la Responsable ante sus pacientes y ante la autoridad. Le corresponde recoger la autorización de tratamiento antes de atender, y publicar su propia política de privacidad.
• Exportación en cualquier momento. Cada paciente se exporta completo en PDF, con sus anexos, y puede enviarse por correo. Esto funciona tenga o no plan activo.
• La eliminación es lógica. Por el deber legal de conservar la historia clínica quince años, borrar en la app oculta el registro pero no lo destruye. Se detalla en la política de privacidad.

Planes, minutos y facturación

Se pagan los minutos de conversación por voz con DentrixIA. Un minuto de voz es un crédito. Escribir y dictar por turnos no consume créditos, y todos los módulos de la aplicación están disponibles en todos los planes: lo único que cambia entre uno y otro es el cupo de voz.

Precios en pesos colombianos. El servicio de software como servicio está excluido de IVA conforme al artículo 476 del Estatuto Tributario.

• El ciclo va por aniversario, no por mes natural: un plan contratado el 28 de agosto a las 12:00 termina el 28 de septiembre a las 12:00. Cuando el mes siguiente no tiene ese día, el ciclo cierra el último día del mes.
• Renovación automática por periodos iguales, salvo aviso de no renovación antes de que termine el ciclo en curso.
• Minutos adicionales: lotes de 50 minutos por $ 90.000, contratables en cualquier momento. Se solicitan desde la aplicación y los habilita el proveedor.
• Los minutos no se acumulan de un ciclo al siguiente.
• Margen de cortesía del 10 %. Al agotar el cupo, la voz no se corta de golpe: hay un 10 % adicional para no dejar a medias una consulta con el paciente en el sillón. Es una cortesía, no un derecho adquirido.
• Tope diario opcional. A petición de la clínica se puede fijar un máximo de minutos por día, para que un uso intensivo el día 3 no deje sin voz el resto del mes.
• El pago se gestiona fuera de la aplicación, por los medios acordados con el proveedor. La aplicación no procesa pagos ni almacena datos de tarjetas.

Cambios de precio. Se avisarán con al menos 30 días de antelación y se aplicarán a partir del siguiente ciclo. Un cambio de precio nunca se aplica a un ciclo ya pagado.

Uso aceptable

Al usar DENTRIX, el cliente se compromete a no:

• Registrar datos de personas sin la autorización de tratamiento correspondiente.
• Usar la plataforma para fines distintos de la atención odontológica y su gestión.
• Intentar acceder a datos de otra clínica, sondear la seguridad del sistema o eludir los límites de uso.
• Revender el acceso, ceder la cuenta o dar acceso a terceros ajenos a la clínica.
• Automatizar el consumo de voz o generar tráfico artificial contra la plataforma.

Cuenta de demostración. La clínica de demostración es una maqueta: la base de datos rechaza toda escritura y los correos se simulan. No se deben introducir datos de pacientes reales en ella, porque lo que se teclee allí no se guarda y no forma historia clínica de nada.

Responsabilidad clínica

El acto clínico es del profesional. La responsabilidad, también. DentrixIA transcribe, ordena y propone; no diagnostica, no prescribe y no decide tratamientos. Todo lo que queda en la historia clínica debe ser revisado y validado por el profesional tratante, que responde por su contenido.

• Lo que el profesional dicta se registra; lo que el modelo deduce se propone y no entra en la historia hasta que alguien lo acepta.
• Las notas redactadas con asistencia de IA se identifican como tales, y se distingue si un profesional las validó.
• La codificación CIE-11 que sugiere el sistema es una ayuda de búsqueda: elegir el código correcto es del profesional.
• El sistema no verifica la veracidad clínica de lo que se registra.

Disponibilidad y soporte

Trabajamos para que el servicio esté disponible de forma continua, pero no se garantiza un funcionamiento ininterrumpido ni libre de errores. Puede haber interrupciones por mantenimiento, por fallo de un proveedor —la lista está en la política de privacidad— o por causas ajenas a nuestro control.

• La voz necesita conexión a internet, como cualquier llamada. El resto de la aplicación funciona con normalidad y siempre se puede escribir a mano: la voz es la vía rápida, no la única.
• Soporte por correo en support@directrixanalytics.com y por WhatsApp +57 300 832 2412.
• El mantenimiento programado se avisará con antelación siempre que sea posible.

Suspensión y terminación

• El cliente puede terminar en cualquier momento, avisando antes de que se cierre el ciclo en curso. El plan sigue activo hasta esa fecha.
• Podemos suspender el servicio por falta de pago tras el aviso correspondiente, o de inmediato ante un uso que ponga en riesgo la plataforma o los datos de otras clínicas.
• Al terminar, los datos no se destruyen de inmediato. Se conservan durante 30 días para que la clínica pueda exportar lo que necesite, y después se aplica lo previsto en el contrato de tratamiento de datos. El deber legal de conservar la historia clínica quince años recae en la clínica: conviene exportarla antes de irse.

Propiedad intelectual

El programa, su código, su diseño, la marca DENTRIX y la documentación son propiedad de DIRECTRIX SAS. Contratar el servicio concede un derecho de uso no exclusivo, intransferible y limitado a la vigencia del plan; no transfiere propiedad ni concede licencia sobre el código.

El contenido que la clínica introduce —su historia clínica, sus plantillas de consentimiento, su logotipo— sigue siendo suyo.

Limitación de responsabilidad

Dentro de lo que permite la ley, la responsabilidad de DIRECTRIX SAS frente al cliente por cualquier reclamación derivada del servicio se limita al importe pagado por el cliente en los últimos doce meses.

No respondemos por el ejercicio profesional del odontólogo, por el contenido clínico que se registre, por decisiones tomadas a partir de la información del sistema, ni por la falta de autorización de tratamiento de datos que corresponde recoger a la clínica.

Ley aplicable y cambios

Estas condiciones se rigen por la legislación colombiana. Cualquier controversia se someterá a los jueces de Cali, Colombia, sin perjuicio de las acciones que la ley reconozca al consumidor.

Podemos modificar estas condiciones. Los cambios sustanciales se comunicarán por correo electrónico con 30 días de antelación y la fecha de vigencia de la cabecera se actualizará. Continuar usando el servicio después de esa fecha supone aceptar la nueva versión.