Quién trata los datos
DENTRIX es un programa de historia clínica odontológica que las clínicas usan para registrar la atención de sus pacientes. Eso reparte los papeles así:
- Cada clínica es la Responsable de los datos de sus pacientes. Decide qué se registra, para qué y durante cuánto tiempo, y es quien debe recoger la autorización de tratamiento antes de atender.
- DIRECTRIX SAS actúa como Encargado. Provee la plataforma y trata los datos siguiendo las instrucciones de la clínica. No los usa para fines propios, no los vende y no los cede a terceros con fines comerciales.
Los datos de una clínica están aislados de los de las demás: la separación se aplica en la base de datos mediante seguridad a nivel de fila, no en la interfaz. Un usuario solo alcanza la información de las clínicas a las que pertenece, y esto sigue siendo cierto aunque alguien consulte la API directamente.
Responsable de esta plataforma: DIRECTRIX SAS, NIT 900978656-3,
domicilio Carrera 98 # 53-181, Cali, Colombia.
Contacto para datos personales: info@directrixanalytics.com ·
WhatsApp +57 300 832 2412
Qué datos se tratan
De los pacientes
Son datos sensibles, porque son datos de salud. Su tratamiento exige autorización previa, expresa e informada, y el titular no está obligado a darla.
- Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo, teléfono, correo, dirección y ciudad; datos del acudiente cuando el paciente es menor de edad.
- Historia clínica: anamnesis y antecedentes, examen estomatológico, odontograma, periodontograma, diagnósticos codificados en CIE-11, planes de tratamiento, presupuestos y pagos, evoluciones clínicas, consentimientos informados firmados, anexos —radiografías y fotografías— y citas.
- Fotografía del paciente, si la clínica la captura.
De los profesionales y del personal de la clínica
Nombre, documento, registro profesional, especialidad, correo, teléfono, fotografía de perfil si la suben, firma digitalizada si la registran, y su actividad dentro del sistema: qué creó o modificó y cuándo.
Datos técnicos
Al firmar una evolución o un consentimiento se registran la dirección IP y el dispositivo desde los que se firmó. No es analítica: es la prueba de quién firmó y desde dónde, que es lo que da valor probatorio a la firma.
DENTRIX no lleva analítica de comportamiento, ni rastreadores publicitarios, ni cookies de terceros.
Para qué se usan
- Prestar y documentar la atención odontológica.
- Cumplir la obligación legal de llevar historia clínica.
- Agendar citas y avisar al paciente por correo.
- Emitir planes de tratamiento y presupuestos, y registrar pagos.
- Generar los documentos que se entregan al paciente.
- Medir el consumo de minutos de voz de cada clínica, para facturar el plan.
No se usan para publicidad. No se venden. No se ceden a terceros con fines comerciales. No se emplean para entrenar modelos de inteligencia artificial.
Inteligencia artificial
DENTRIX usa modelos de OpenAI para cuatro cosas, y en las cuatro el material que se envía es contenido clínico:
- Transcripción del dictado. El profesional dicta y el audio se transcribe literalmente.
- Asistente con herramientas (DentrixIA). Interpreta lo dictado o escrito y lo reparte a los módulos que correspondan de la historia clínica.
- Conversación por voz en tiempo real. El profesional habla y DentrixIA contesta en voz alta.
- Redacción en lenguaje sencillo. La explicación del plan, del presupuesto y de la historia que se incluye en los PDF del paciente, generada a partir de lo que el profesional ya registró.
El audio de la conversación en vivo no pasa por nuestros servidores. El servidor solo acuña una credencial de un solo uso; con ella, el dispositivo abre una conexión cifrada directa con OpenAI. Nosotros no recibimos ese audio, no lo grabamos y no lo almacenamos. Lo que queda registrado es la historia clínica, no la conversación.
El audio del dictado por turnos sí atraviesa nuestro servidor para llegar al servicio de transcripción, pero no se guarda: se descarta en cuanto se obtiene el texto.
La inteligencia artificial no diagnostica ni decide tratamientos. Lo que el profesional dicta se registra; lo que el modelo deduce se propone, y no entra en la historia clínica hasta que un profesional lo acepta. Las notas redactadas con asistencia de IA se identifican como tales, y se distingue si un profesional las validó.
Proveedores y transferencia internacional
Para funcionar, DENTRIX se apoya en los siguientes proveedores. Todos actúan como Encargados y ninguno recibe los datos para fines propios:
| Proveedor | Para qué | Qué recibe | Dónde |
|---|---|---|---|
| Supabase | Base de datos, autenticación y archivos | Todo lo que se registra en la app | Estados Unidos (us-east-1) |
| OpenAI | Transcripción, asistente, voz y redacción | El contenido clínico pertinente y el audio del dictado | Estados Unidos |
| Google Firebase Hosting | Alojamiento de la aplicación web | Solo la petición del navegador; no datos clínicos | Estados Unidos |
| Expo / EAS | Distribución y actualización de la app móvil | Solo el programa; no datos clínicos | Estados Unidos |
| Resend | Envío de correos al paciente y al profesional | Destinatario y el documento adjunto | Estados Unidos |
| Organización Mundial de la Salud | Búsqueda de códigos CIE-11 | Solo el término buscado; nunca datos del paciente | Internacional |
| Autoridad de sellado de tiempo | Fecha cierta en incapacidades | Solo una huella criptográfica; no el documento | Internacional |
| Google / Microsoft | Sincronización de agenda, si la clínica la activa | Fecha, hora y motivo de la cita | Estados Unidos |
Esto implica transferencia internacional de datos personales, incluidos datos sensibles de salud. Al autorizar el tratamiento, el titular consiente esa transferencia. La clínica debe informarlo expresamente en la autorización que firma el paciente.
Cuánto tiempo se conservan
La historia clínica se conserva por el tiempo que exige la ley: mínimo quince años desde la última atención, según la Resolución 1995 de 1999.
Por eso, eliminar en la aplicación es un borrado lógico, no físico. El registro deja de mostrarse, pero se conserva junto con la bitácora de quién lo modificó y cuándo. Es una consecuencia del deber legal de conservación, no una decisión comercial.
Derechos del titular
Todo titular puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización que dio, ser informado del uso que se les ha dado, revocar la autorización y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cómo ejercerlos. Diríjase primero a la clínica que lo atendió, que es la Responsable de sus datos. Si necesita escribirnos a nosotros como Encargados, hágalo a info@directrixanalytics.com indicando nombre, documento y la solicitud concreta.
Plazos de respuesta: diez días hábiles para consultas y quince días hábiles para reclamos, prorrogables en los términos que fija la ley.
Un límite que conviene conocer: la supresión no procede sobre la historia clínica mientras exista el deber legal de conservarla, aunque se revoque la autorización para otros usos. Se puede revocar el envío de comunicaciones, corregir datos equivocados o pedir que no se use la fotografía; no se puede pedir que desaparezca el registro de una atención que ocurrió.
Seguridad
- Cifrado en tránsito y en reposo.
- Aislamiento por clínica aplicado en la base de datos con políticas a nivel de fila, no en la interfaz.
- Acceso por invitación, con contraseña propia de cada usuario. No hay registro público: nadie se crea una cuenta por su cuenta.
- Permisos por rol —administrador, odontólogo, auxiliar, recepción y facturación— con lo que cada uno puede ver y hacer.
- Archivos clínicos en almacenamiento privado. Las radiografías, las fotografías del paciente, las firmas y los PDF de la historia solo se sirven mediante enlaces firmados y temporales. El logotipo de la clínica y la foto de perfil de los usuarios sí están en almacenamiento público.
- Anotaciones firmadas inmutables: una evolución firmada no se puede reescribir; las correcciones quedan como adenda, y ambas versiones permanecen.
- Bitácora completa: toda creación, edición o borrado queda registrado con su autor y su fecha, y esa bitácora no se puede editar ni borrar.
Menores de edad
Cuando el paciente es menor de edad, la aplicación obliga a registrar a su acudiente, y la autorización de tratamiento debe firmarla el representante legal. El tratamiento debe respetar el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.
Cambios en esta política
Los cambios sustanciales se comunicarán a las clínicas por correo electrónico con 15 días de antelación, y la fecha de vigencia de la cabecera se actualizará. Las versiones anteriores se conservan y pueden solicitarse.